Elk jaar moet uw financiële administratie worden vertaald naar een officiële jaarrekening. Voor veel MKB-ondernemers is dit het moment waarop zij hun accountant inschakelen voor een zogenoemde 'samenstelopdracht'. Maar wat houdt deze opdracht precies in? Wat doet de accountant wel, en wat doet hij niet? En nog belangrijker: is een samenstellingsverklaring voldoende voor de plannen die u met uw bedrijf heeft?
In dit artikel leggen we uit wat een samenstelopdracht inhoudt, welke verantwoordelijkheden u als ondernemer heeft, en in welke situaties u wellicht een zwaardere accountantsverklaring nodig heeft.
Wat is een samenstelopdracht?
Bij een samenstelopdracht helpt de accountant u bij het opstellen en presenteren van uw financiële informatie, meestal in de vorm van een jaarrekening. Het doel is om uw financiële gegevens te ordenen volgens de geldende wettelijke regels en verslaggevingsstandaarden (zoals Titel 9 Boek 2 BW in Nederland).
Het is belangrijk om te begrijpen dat een samenstelopdracht geen controle is. De accountant gebruikt zijn vakkennis om de cijfers logisch en overzichtelijk te presenteren, maar hij voert geen diepgaand onderzoek uit om te verifiëren of elke transactie daadwerkelijk heeft plaatsgevonden of dat alle bedragen tot op de komma kloppen.
Wat doet de accountant wel?
- Ordenen en rubriceren: De accountant neemt de door u aangeleverde (saldij)balans en winst-en-verliesrekening en structureert deze tot een volwaardige jaarrekening.
- Kritisch lezen: De accountant leest de informatie kritisch door. Hij kijkt of de cijfers op het eerste gezicht aannemelijk zijn en of er geen overduidelijke fouten of onlogische verbanden in zitten.
- Vragen stellen: Als de accountant zaken ziet die niet lijken te kloppen (bijvoorbeeld een plotselinge, onverklaarbare daling van de brutomarge), zal hij u daar vragen over stellen en u verzoeken de informatie aan te passen.
- Toepassen van regelgeving: De accountant zorgt ervoor dat de jaarrekening voldoet aan de wettelijke inrichtingsvereisten.
Wat doet de accountant niet?
- Geen zekerheid: De accountant geeft geen zekerheid (assurance) over de juistheid en volledigheid van de cijfers.
- Geen detailcontroles: Er worden geen facturen opgevraagd bij uw leveranciers om saldi te verifiëren, en er wordt geen fysieke voorraadtelling bijgewoond.
- Geen oordeel: U ontvangt geen oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, zoals bij een controleverklaring wel het geval is.
Uw verantwoordelijkheid als ondernemer
Omdat de accountant bij een samenstelopdracht geen zekerheid toevoegt, blijft de verantwoordelijkheid voor de juistheid en volledigheid van de financiële informatie volledig bij u, het management van de onderneming.
U bent verantwoordelijk voor het correct voeren van de administratie en het volledig aanleveren van alle relevante informatie aan de accountant. De samenstellingsverklaring die u aan het einde van het traject ontvangt, vermeldt dit ook expliciet.
Is een samenstelopdracht voldoende voor uw bedrijf?
Voor een groot deel van het Nederlandse MKB is een samenstelopdracht de standaard en ruim voldoende. U kiest voor een samenstelopdracht wanneer:
- U geen wettelijke controleplicht heeft: Kleine en micro-ondernemingen zijn wettelijk niet verplicht om hun jaarrekening te laten controleren.
- De jaarrekening primair voor interne sturing is: U gebruikt de cijfers vooral zelf om de koers van uw bedrijf te bepalen.
- Er geen externe partijen zijn die aanvullende zekerheid eisen: U heeft bijvoorbeeld geen grote externe financiers of aandeelhouders op afstand die een onafhankelijk oordeel over de cijfers verlangen.
- U moet voldoen aan de deponeringsplicht: Voor de standaard deponering bij de Kamer van Koophandel en de aangifte vennootschapsbelasting is een samengestelde jaarrekening voldoende.
Wanneer is een samenstelopdracht niét genoeg?
Er zijn momenten in de levenscyclus van uw bedrijf waarop de "geen zekerheid" van een samenstellingsverklaring niet meer volstaat. Externe partijen willen dan de garantie dat de cijfers door een onafhankelijke professional zijn getoetst. In die gevallen moet u opschalen naar een beoordelingsopdracht of een controleopdracht.
Veelvoorkomende situaties waarin een samenstelopdracht tekortschiet:
- Aanvraag van een grote bedrijfsfinanciering: Banken eisen bij grotere kredieten of herfinancieringen vaak een gecontroleerde jaarrekening om hun risico's in te schatten.
- Een aanstaande bedrijfsovername: Een koper wil zeker weten wat hij koopt. Een vrijwillige controle bij een bedrijfsovername voorkomt discussies over de cijfers en versnelt het due diligence-proces.
- Eisen van subsidieverstrekkers: Bij grote subsidietrajecten eist de verstrekker vaak een controleverklaring over de projectverantwoording.
- Externe aandeelhouders: Investeerders die niet bij de dagelijkse leiding betrokken zijn, verlangen vaak de zekerheid van een gecontroleerde of beoordeelde jaarrekening.
Duidelijkheid vooraf
Het is zonde van uw tijd en geld als u een samenstelopdracht laat uitvoeren, om er vervolgens achter te komen dat de bank de verklaring niet accepteert. Daarom beginnen we bij Rosalia Interim Audit altijd met de vraag: voor wie is deze jaarrekening bedoeld?
Door vooraf scherp te stellen welke mate van zekerheid de gebruikers van uw cijfers nodig hebben, voorkomen we verrassingen achteraf. We leggen de scope, de planning en de prijs vast voordat we starten.
Twijfelt u of een samenstelopdracht voldoende is voor uw huidige bedrijfsplannen? Plan een korte, vrijblijvende scopecheck in. Binnen 20 minuten weet u precies welke opdrachtvorm past bij uw situatie.